Pri výbere riešenia pre tvorbu registračného formulára na podujatie sa nepozerajte iba na počet dostupných polí. Dôležité je, či môžete zbierať informácie špecifické pre vaše Event, rozlíšiť povinné a nepovinné otázky, udržať odpovede konzistentné a používať získané údaje v každodennej organizačnej práci. Krátky text sa môže hodiť napríklad na pracovnú pozíciu, otázka Áno/Nie na požiadavku parkovania a výber z možností na výber programu alebo balíka. Užitočný nástroj na tvorbu formulárov by mal tieto rozdiely podporovať bez toho, aby nútil každú odpoveď do voľného textu alebo do samostatnej tabuľky.
QRGATE túto funkciu poskytuje v rámci voliteľného modulu Event Registration. Formulár je súčasťou verejnej Registration Page určenej pre konkrétne Event. Najprv vytvára údaje Registration; sám o sebe nevytvára prijatého Guest, nepredáva verejné vstupenky ani nespracúva platby.
Čo hodnotiť pri nástroji na tvorbu registračných formulárov na podujatie
Nástroj na tvorbu formulárov je užitočný vtedy, keď tímu poskytuje kontrolu nad otázkami aj nad štruktúrou výsledných údajov. Pred výberom softvéru si overte, či podporuje typy polí potrebné pre vaše Event, či môžete nastaviť viditeľnosť a povinnosť polí a či odpovede zostávajú priradené ku konkrétnemu účastníkovi, ktorý ich odoslal.
- Štandardné údaje o účastníkovi, napríklad meno, priezvisko, e-mail, telefón, spoločnosť, pozícia a komentár.
- Vlastné otázky prispôsobené konkrétnemu Event namiesto jedného všeobecného poľa na poznámky.
- Povinné a nepovinné nastavenia, aby boli vyžiadané nevyhnutné údaje bez toho, aby bola povinná každá otázka.
- Pomocný text a kontrolované poradie otázok, aby účastníci vedeli, čo majú uviesť, a postupovali logicky.
- Záznamy Registration na úrovni účastníka a export obsahujúci vlastné odpovede na operatívne použitie.
Nastavte štandardné polia a vlastné registračné otázky
Registration Form Builder v QRGATE funguje spolu so štandardnými poľami Registration. Organizátori môžu nastaviť údaje o účastníkovi potrebné pre konkrétne Event a pridať cielené vlastné otázky. Ak to Event vyžaduje, možno vyžiadať aj voliteľné fakturačné údaje. Ich zber však neznamená, že QRGATE spracúva platby.
- Meno a priezvisko
- E-mailová adresa a telefónne číslo
- Spoločnosť a pracovná pozícia
- Komentár
- Voliteľné fakturačné údaje, ak sú aktivované
- Vlastné otázky s označením, pomocným textom, stavom a poradím zobrazenia
Podporované typy otázok v registračnom formulári
Dokumentované typy otázok QRGATE pokrývajú bežné potreby štruktúrovaného zberu údajov o účastníkoch. Otázky založené na výbere môžu obsahovať viacero možností, takže organizátor ponúkne kontrolovaný zoznam odpovedí namiesto nejednotného voľného textu.
- Krátky text pre stručné odpovede, napríklad pracovnú úlohu alebo krátku preferenciu.
- Dlhý text pre doplňujúce informácie, ktoré vyžadujú viac priestoru.
- Áno/Nie pre jednoznačnú binárnu odpoveď.
- Jedna možnosť, ak má účastník vybrať iba jednu odpoveď.
- Viac možností, ak môže účastník vybrať viac odpovedí.
- Zaškrtávacie políčko pre podporovaný výber alebo potvrdenie.
Nastavte povinné a nepovinné otázky a uľahčite ich pochopenie
Vlastný registračný formulár na podujatie by mal byť zrozumiteľný organizátorovi aj účastníkovi. QRGATE podporuje nastavenia Label a Help text pre dokumentované polia a vlastné otázky. Organizátori môžu tiež nastaviť stav Enabled alebo Active, stav Required alebo Optional a poradie Sort order. Tím tak môže oddeliť nevyhnutné údaje od informácií, ktoré sú užitočné, ale nie povinné. Pri hypotetickom firemnom podujatí môže byť spoločnosť a stravovanie povinné, zatiaľ čo otázka s dlhým textom na ďalšie požiadavky zostane nepovinná. Otázky možno zoradiť najprv podľa identity, potom podľa organizačných potrieb a nakoniec podľa doplňujúcich informácií.
- Použite jasné Label, ktoré opisuje požadovaný údaj.
- Pridajte Help text tam, kde účastník potrebuje pred odpoveďou ďalší kontext.
- Pole ponechajte Enabled alebo Active, ak sa má vo formulári zobrazovať.
- Ako Required označte iba otázky nevyhnutné pre organizáciu; ostatné ponechajte Optional.
- Nastavte Sort order tak, aby formulár sledoval prirodzený postup vypĺňania.
Udržte každú odpoveď prepojenú s Registration účastníka
Hodnota štruktúrovaných otázok nekončí pri verejnom formulári. QRGATE ukladá vlastné otázky a odpovede ako štruktúrované údaje Registration prepojené s príslušnou Attendee Registration. Odpoveď tak zostáva priradená k odoslaniu účastníka a nestáva sa izolovanou poznámkou alebo neidentifikovateľnou bunkou v tabuľke. Pri hypotetickej konferencii sa organizátor môže opýtať, do ktorého programu sa účastník plánuje zapojiť, či potrebuje parkovanie a či požaduje ďalšie informácie. Odpovede každého účastníka zostanú pripojené k jeho Registration, takže ich možno kontrolovať spolu s identitou, stavom overenia, stavom Registration a stavom prevodu do Guest List.
- Kontrolujte vlastné odpovede v kontexte konkrétnej Attendee Registration.
- Pri opakovaných organizačných otázkach sa nespoliehajte na nejednotné textové poznámky.
- Zoznam Registration používajte ako zdroj údajov o účastníkoch.
- Exportujte štandardné údaje Registration a odpovede na vlastné otázky na podporované operatívne použitie.
Využite dynamický export Registration do Excelu
QRGATE podporuje dynamický export Registration do Excelu. Vlastné otázky vytvorené vo Form Builderi sa môžu zobraziť ako samostatné stĺpce, takže štruktúra exportu odráža otázky nastavené pre dané Event. To je užitočné, keď organizačný tím potrebuje kontrolovať odpovede mimo zoznamu Registration alebo pripraviť údaje na realizáciu podujatia. Export Registration je odlišný od exportu Guest List. Obsahuje údaje o registrácii účastníkov vrátane podporovaných štandardných a metadátových polí a vlastných odpovedí priradených ku konkrétnej Attendee Registration. Nejde o všeobecný analytický balík ani o export každého zobrazenia v QRGATE.
- Vlastné otázky sa môžu stať dynamickými stĺpcami v exporte Registration do Excelu.
- Export môže obsahovať identitu účastníka, stav Registration, stav overenia a stav prevodu do Guest List.
- Vypočítaná cena Registration, mena a podporované fakturačné údaje sa môžu zobraziť, ak sú nastavené.
- Odpovede s viacerými možnosťami možno exportovať v štruktúrovanom a čitateľnom formáte.
- Export Registration používajte pre údaje Registration; akceptovaných Guest spravujte v rámci Guest List.
Ako Form Builder funguje v rámci pracovného postupu Event v QRGATE
Form Builder je súčasťou voliteľného modulu Event Registration, nie samostatným všeobecným nástrojom na tvorbu formulárov. Event poskytuje spoločný kontext pre nastavenia Registration, verejnú Registration Page, Form Builder, Attendee Registrations a export Registration do Excelu. Po prevode oprávnenej Registration do Guest List môže nadväzujúci pracovný postup pokračovať cez Guest, Invitation, voliteľné RSVP, QR Ticket a validovaný Check-in. Tieto fázy spolupracujú, ale nespájajú sa automaticky do jedného kroku. Prevod do Guest List napríklad automaticky neodošle Invitation a odoslanie Registration nie je to isté ako RSVP alebo Check-in.
- Event Registration poskytuje verejnú Registration Page a konfigurovateľný Registration Form.
- Attendee Registration ukladá odoslanie účastníka a jeho vlastné odpovede.
- Export Registration do Excelu sprístupňuje podporované údaje Registration na operatívnu kontrolu.
- Guest List prijíma oprávnených účastníkov predvolene manuálnym prevodom alebo automatickým prevodom aktivovaným organizátorom.
- Invitation, RSVP, QR Ticket a Check-in zostávajú samostatnými nadväzujúcimi pracovnými postupmi Event.
Praktický postup pri tvorbe vlastného registračného formulára
Tvorba formulára môže zostať jednoduchá, ak tím začne od rozhodnutia, ktoré má každá otázka podporiť. Nasledujúci príklad je hypotetický a opisuje pracovný postup, nie garantovaný výsledok konkrétneho podujatia.
- Vytvorte alebo vyberte Event a aktivujte voliteľný modul Event Registration.
- Skontrolujte štandardné polia a rozhodnite, ktoré sú pre Event potrebné.
- Pridajte otázky typu Short text, Long text, Yes/No, Single choice, Multiple choice alebo Checkbox.
- Pri každej otázke nastavte Label, Help text, Enabled alebo Active, Required alebo Optional a Sort order.
- Pri otázkach založených na výbere pridajte možnosti a cenové úpravy nastavujte iba vtedy, ak sú potrebné.
- Premyslite cestu účastníka a sprístupnite Public Registration Page cez verejnú URL alebo skopírovateľný HTML button <a> odkazujúci na túto URL.
- Skontrolujte odoslané Attendee Registrations a ich odpovede v zozname Registration.
- Keď tím potrebuje štruktúrovaný pracovný súbor, exportujte údaje Registration do Excelu.
- Ak Event používa Guest workflow, pravidlá manuálneho alebo automatického prevodu do Guest List uplatnite samostatne.
Kde QRGATE pomáha a kde má svoje hranice
QRGATE môže byť vhodnou voľbou pre organizátorov, firemné tímy, agentúry, asociácie a priestory, ktoré potrebujú údaje Registration špecifické pre Event a prepojené s kontrolovaným workflow Guest. Je relevantný najmä vtedy, keď tím potrebuje viac štruktúry než všeobecný textový formulár alebo samostatná registračná tabuľka. Dokumentovaný Form Builder podporuje uvedené typy otázok a nastavení. Dokumentácia QRGATE nepotvrdzuje podmienené vetvenie, pokročilú automatizáciu ani iné správanie formulára nad rámec týchto nastavení. Ak vaša požiadavka závisí od konkrétnej funkcie, ktorá tu nie je opísaná, kontaktujte support@qrgate.org a nepredpokladajte, že je dostupná. Ceny Registration v QRGATE majú informačný charakter. Platforma môže vypočítať cenu Registration zo základnej ceny a podporovaných úprav podľa odpovedí alebo možností, neposkytuje však online platby kartou, autorizáciu platieb, zúčtovanie, predaj verejných vstupeniek ani spracovanie darov. Odoslanie Registration samo osebe neudeľuje vstup. Pred bežným workflow Invitation, QR Ticket a Check-in sa uplatňujú pravidlá oprávnenosti a prevodu do Guest List.
- QRGATE vyberte vtedy, keď sú dôležité štruktúrované údaje Event Registration a prepojený workflow Guest.
- Na riadenie dokumentovaného priebehu formulára použite nastavenia Required, Optional, Help text a Sort order.
- Registration QR kód nezamieňajte za Guest QR Ticket.
- Nepredpokladajte, že verejné odoslanie okamžite vytvorí Guest alebo udelí vstup.
- S otázkami o funkciách, ktoré nie sú v dokumentácii, sa obráťte na support@qrgate.org.
Často kladené otázky
Čo je nástroj na tvorbu registračného formulára na podujatie?
Nástroj na tvorbu registračného formulára umožňuje organizátorom vytvoriť Registration Form pre konkrétne Event kombináciou štandardných polí a vlastných otázok. Užitočný nástroj podporuje rôzne typy otázok, povinné a nepovinné nastavenia a jasné poradie zobrazenia, aby boli údaje použiteľné v organizácii podujatia.
Aké vlastné typy otázok QRGATE podporuje?
QRGATE podporuje vlastné otázky typu Short text, Long text, Yes/No, Single choice, Multiple choice a Checkbox. Otázky založené na výbere môžu obsahovať viacero možností.
Môžu byť registračné otázky v QRGATE povinné alebo nepovinné?
Áno. QRGATE podporuje nastavenia Required a Optional pre dokumentované polia aj vlastné otázky. Organizátori tak môžu vyžiadať nevyhnutné údaje bez toho, aby bola povinná každá otázka.
Môžu organizátori pridať pomocný text a zmeniť poradie registračných otázok?
Áno. QRGATE podporuje nastavenia Label, Help text, Enabled alebo Active, Required alebo Optional a Sort order pre dokumentované polia Registration aj vlastné otázky.
Sú vlastné registračné odpovede prepojené s konkrétnymi účastníkmi?
Áno. Vlastné otázky a odpovede sú štruktúrované údaje Registration prepojené s príslušnou Attendee Registration. Každý účastník v skupinovej Registration má vlastný záznam Attendee Registration a vlastné odpovede.
Možno vlastné odpovede z registrácie na podujatie exportovať do Excelu?
Áno. QRGATE podporuje dynamický export Registration do Excelu, v ktorom sa vlastné otázky z Form Buildera môžu zobraziť ako samostatné stĺpce. Export Registration je odlišný od exportu Guest List.
Vytvorí odoslanie Registration v QRGATE okamžite Guest?
Nie. Verejné odoslanie najprv vytvorí záznam Registration. Oprávnená Registration môže byť následne prevedená do Guest List manuálne, čo je predvolený režim, alebo automaticky, ak organizátor túto možnosť aktivoval a sú splnené dokumentované pravidlá overenia a oprávnenosti. Samotné odoslanie Registration neudeľuje vstup.
Spracúva QRGATE platby za registráciu alebo predáva verejné vstupenky?
Nie. QRGATE podporuje informačné ceny vrátane základnej ceny a dokumentovaných úprav podľa odpovedí alebo možností, nie je však platobným procesorom ani platformou na verejný predaj vstupeniek. Neposkytuje online platby kartou, autorizáciu platieb ani zúčtovanie.
Vytvorte Registration Form pre svoje najbližšie Event
Vytvorte si účet QRGATE a vyskúšajte demo. Overte si vlastné otázky, údaje Registration na úrovni účastníka a dynamický export Registration do Excelu vo vašom pracovnom postupe.
Vytvoriť účet QRGATE a vyskúšať demo